Implementacija novog softvera za učenje u vašu kompaniju, na prvi pogled može da izgleda kao stresan i dugotrajan posao. Ali, važno je da tačno znate šta treba da radite da bi se ovaj proces odvijao što brže i svrsishodnije. Zato vam donosimo ovaj mali vodič…
1. Uključite sve potrebne u tim
Kada dođe vreme da započnete proces implementacije novog sistema za učenje, važno je da osigurate da u svom timu imate sve one ljude koji su vam potrebni da bi ovaj poduhvat bio uspešan.
Pre nego što započnete posao, razmislite o svim ljudima koji će vam biti potrebni. Koji delovi kompanije će koristiti naučeno? Ko treba najpre da nauči da koristi softver, da bi mogao dalje da prenese to znanje ostalim zaposlenima? Pobrinite se da od samog početka uključite odgovarajuće ljude u ovaj proces, tako da kasnije nećete gubiti vreme na dodatne obuke.
2. Ne zaboravite da podeliti zadatke
Tokom procesa implementacije, imaćete niz sastanaka s mobilnim timom koji je i kreirao softver, kako bi se osiguralo da će njegova primena biti najsvrsishodnija. To će značiti da će oba „tima“ morati da urade stvari „na svojoj strani“ kako bi osigurali da se proces učenja kreću u pravom smeru.
Pobrinite se da na kraju svakog sastanka odvojite određeno vreme kako biste podelili zadatke svakoj strani, s preciznim uputstvima ko šta treba da radi. Tako će i sledeći sastanak proteći u što konstruktivnijem tonu.
3. Postavite jasno određene vremenske okvire
Kada pokrenete proces implementacije, pobrinite se da sve strane imaju jasno odredeđene rokove za završetak procesa.
Važno je da svi znaju koja su vaša očekivanja, ali i da vi saznate da li su ona realistična, jer sve strane treba da vode računa o tome kako da zajedničkim snagama ispune sve postavljene zadatke u jasno definisanim vremenskim periodima.
4. Ne ustručavajte se da pitate
Proces implementacije i pokrenut je da biste uvrstili novi proizvod u vašu kompaniju, kao i da bi on bio što uspešniji u konkretnoj primeni. Tako da nemojte oklevati da pitate sve što vam nije jasno u vezi s njegovom primenom i odmah razjasnite sve eventualne nedoumice.
Ako se na sastanku ukaže potreba za dodatnim razjašnjenjima, ili naknadno shvatite da vam nešto nije dovoljno jasno, pobrinite se da na kraju svakog sastanka ili početkom novog, odvojite vreme i potražite odgovor
5. Potpuno se oslonite na nov sistem učenja
Možda ćete osetiti potrebu da koristite i stari sistem učenja, jer je to ono na šta je vaš tim navikao, ili, jednostavno, zato što bolje znate kako da se snađete u njemu. Ali, to je kontraproduktivno, i moglo bi ozbiljno da ugrozi implementaciju vašeg novog sistema učenja.
Kada dođe vreme da pređete na nov model, pobrinite se da ga koriste svi u timu, kao i da svi prestanu da primenjuju stari sistem što je pre moguće.
6. Ne zaboravite da vaš tim bude informisan
Iako možda nije kompletan vaš tim uključen u proces implementacije novog sistema učenja, važno je da sve zaposlene redovno obaveštavate o novostima, odnosno o onome što će direktno uticati na njihov posao u budućnosti. Među takvim informacijama nalaze se, recimo, one o datumu prelaska na nov sistem ili vremenu svih treninga kojima zaposleni treba da prisustvuju kako bi naučili kako da koriste nov sistem učenja.
7. Predvidite sve troškove
Proces implementacije vitalni je deo uvođenja novog softvera u vaše poslovanje, pa je zato važno da predvidite koliko će to zaista da košta. Može da se desi da proces implementacije ima i „dodatne troškove“, tako da se potrudite da predvidite i ovu stavku, pre nego što potpišete ugovor sa dobavljačima i izvođačima obuke.
8. Budite svesni potrebnog vremena
Verovatno želite da što pre pokrenete novi softver, ali je veoma važno da budete sigurni da će sve biti besprekorno urađeno kada ga i aktivirate.
Ako vam je potrebno „dodatno vreme“ u procesu implementacije, kako bi sve funkcionisalo na najbolji mogući način, nemojte oklevati da to sebi i obezbedite.
9. Odlučite o najboljoj metodi isporuke
Konačna odluka zavisi samo od vas i vašeg tima za implementaciju. Možda ćete imati opciju da birate između telefonskih poziva, video-konferencija ili čak individualnih sesija. Potrebno je da sami odlučite kakav vid „konsultacija“ jeste najbolji za vaš tim, kao i šta je logistički najsvrsishodnije za sve strane uključene u proces implementacije.
10. Ne prekidajte kontakt
Kada se proces implementacije završi, nemojte odmah prekinuti kontakt sa onim ko vam je isporučio softver. Uverite se da je još uvek otvorena linija komunikacije između vas, kako biste mogli postaviti dodatna pitanja ili ukazati na probleme koji se mogu pojaviti usled korišćenja softvera tokom vremena.
